預かり品の紛失・計算ミスをゼロに
サビ管のための「店舗連携・在庫管理シート」運用マニュアル
「地域のお店から商品を預かったけれど、
管理がズサンで信頼を失ったらどうしよう……」
「利益の配分計算を間違えて、
お店に迷惑をかけてしまわないだろうか？」
そんな不安から、
地域連携の一歩を踏み出せずにいるサビ管の方は多いと思います。
私自身、介護現場で10年働いてきました。
その中で強く学んだのは、
「記録のミス」は単なる間違いではなく、
信頼そのものを壊してしまう事故になり得るという事実です。
この感覚は、物販や地域連携でもまったく同じです。
だからこそ、物販導入で大切なのは
「個人の注意力」や「頑張り」に頼ることではありません。
誰が使っても、ミスが起きにくい“仕組み”を最初に持つことです。
今回は、私が現場で実際に運用している、
「これ以上複雑にすると回らない」「これ以下だと事故が起きる」
その境界線だけを残した在庫管理シートを公開します。
難しい知識は不要です。
職員と利用者が、同じ画面を見ながら使えることを前提にしています。
このシートを使うことで、
- 預かり品の紛失を防ぎ
- 利益計算のミスを防ぎ
- 地域のお店との信頼関係を壊さずに続ける
そのための最低限の土台を作ることができます。
1. 「信頼」を守るための3つの管理ポイント
このシートには、
福祉現場のリスクマネジメントの視点をそのまま落とし込んでいます。
① 「言った・言わない」を防ぐ状態記録
商品を預かる際、その場で
- 傷の有無
- 欠品
- 気になる点
を必ず記録します。
最初に状態を確定させておくことで、
後から起きがちなトラブル
（「最初からあった傷かどうか分からない」など）を防ぎます。
具体例
「脚に傷あり」と記録しておけば、
後から「事業所で傷つけたのでは？」という話にはなりません。
② 「今どこにあるか」を見える化する
商品の状態を、
- 検品中
- 出品中
- 売却済み
- 精算完了
といったステータスで管理します。
これにより、
- 放置されている商品
- 長期間動いていない商品
が一目で分かります。
具体例
3か月前に預かった商品が、
まだ「検品中」のままになっていないか。
シートを見れば、すぐ確認できます。
③ 利用者が進捗を記名する仕組み
清掃・撮影・出品といった工程ごとに、
作業を行った利用者が記名します。
これは責任追及のためではありません。
- 誰がどこまで進めたかを共有する
- 作業の流れを止めない
- 利用者自身が「仕事として関わっている」実感を持つ
そのための仕組みです。
2. 管理シートの主要機能（項目一覧）
配布するスプレッドシートは、
難しい計算や複雑な関数は一切使っていません。
基本は入力とチェックだけです。
※本シートは、メルカリショップスでの販売を想定しています。
| 項目 | 役割 |
|---|---|
| SKU（管理ID） | 商品とデータを1対1で紐付ける管理番号 |
| 預かり日 | いつ預かったか |
| 店舗名 | どこから預かったか |
| 商品名 | 商品の種類 |
| 預かり時メモ | 傷・欠品・注意点 |
| メルカリ出品 | 出品日・URL |
| 工程チェック | 清掃・撮影・出品の進捗 |
| 売却日 | 売れた日 |
| 売却価格 | 販売金額 |
| 送料 | 実際にかかった送料 |
| リサーチ完了日 | 相場確認日 |
| リサーチURL | 参考にしたURL |
3. シートの使い方（ステップ形式）
ステップ1：商品を預かる
- 商品を受け取る
- SKUを付与（001、002など）
- 預かり日・店舗名・商品名を記入
- 傷や欠品を「預かり時メモ」に記録
ステップ2：検品・清掃
- 商品を確認
- 必要に応じて清掃
- 工程チェック欄「清掃」に利用者名を記入
ステップ3：撮影・リサーチ
- 商品を撮影
- メルカリで相場を確認
- 工程チェック欄「撮影」に記名
- リサーチURLを記入
ステップ4：出品
- メルカリショップスに出品
- 出品日・URLを記録
- 工程チェック欄「出品」に記名
ステップ5：売却後
- 売却日・売却価格を記入
- 送料を記入
- 記録完了
4. 高額商品の取り扱いについて（注意喚起）
このシートは、
比較的低単価の商品を想定して設計しています。
高額商品は、
- 店舗側の心理的負担
- 事業所側の管理ストレス
が一気に上がります。
そのため、
最初の地域連携では、無理に扱わない
という判断も、立派なリスク管理です。
このシートは
「関係を壊さず、長く続ける」ためのもの。
その前提で使っていただければ十分です。
5. 【ダウンロード】在庫管理シート
以下のリンクから
「ファイル」→「コピーを作成」してご利用ください。
本シートは、
閲覧専用で公開しています。
個人情報やGoogleアカウント情報が
第三者に共有されることはありません。
ご利用の際は「コピーを作成」して
ご自身の環境でお使いください。
使い方
- リンクを開く
- 「コピーを作成」をクリック
- 自分のGoogleドライブに保存
- そのまま使用可能
6. このシートで実現できること
✅ 信頼を守る
- 紛失防止
- 計算ミス防止
- 店舗との関係維持
✅ 業務を止めない
- 進捗が一目で分かる
- 複数店舗を一元管理
- 精算作業が楽になる
✅ 利用者の成長につながる
- 作業の見える化
- 仕事としての実感
- 工賃向上への道筋
7. さいごに
物販導入は、
個人の注意力に頼っていては、
必ずどこかでミスが起きます。
だからこそ必要なのは、
「誰が使っても事故が起きにくい形」です。
このシートは、
10年の現場経験の中で見てきた
「記録ミスが信頼を壊す瞬間」を踏まえ、
これだけは外せないと判断した項目だけを残した管理表です。
特別な機能はありません。
ただ、これを使っていれば、
地域のお店との信頼を壊す可能性は、かなり低く抑えられます。
ぜひ、あなたの事業所でも使ってみてください。
ご質問や改善案があれば、いつでも歓迎します。
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